Regulamin salonu beauty: wzór z zadatkiem, spóźnieniami i odwołaniami

Regulamin salonu beauty to jedna strona zasad, którą klientka zna przed rezerwacją: jak rezerwuje, ile wynosi zadatek, do kiedy może bezpłatnie odwołać wizytę, co się dzieje przy spóźnieniu i jak zgłasza reklamację. Każdą zasadę zapisz liczbą. Poniżej znajdziesz wzór punktów do dostosowania i listę zapisów, których lepiej unikać.

Po co salonowi regulamin?

Regulamin zdejmuje z Ciebie tłumaczenie tych samych zasad przy każdej spornej wizycie. Gdy klientka spóźni się dwadzieścia minut albo nie przyjdzie, nie negocjujesz od zera, tylko odwołujesz się do reguły, którą znała wcześniej.

Drugi powód to spokój zespołu. Gdy zasady są spisane, każda osoba w salonie reaguje tak samo, a klientka nie słyszy innej odpowiedzi zależnie od tego, kto stoi na recepcji.

Co musi być w regulaminie salonu?

Wystarczy sześć działów, każdy na kilka zdań:

• rezerwacja: jak można się umówić i kiedy wizyta jest potwierdzona,
• zadatek albo przedpłata: kwota, przy jakich usługach, kiedy wraca,
• odwołania i zmiany terminu: do kiedy bezpłatnie,
• spóźnienia: ile minut tolerujesz i co potem,
• reklamacje: w jakim czasie i jak zgłosić,
• dane osobowe: kto je przetwarza i po co.

Dział o danych możesz oprzeć na naszym artykule o RODO i danych klientek w salonie.

Wzór regulaminu salonu: punkty do dostosowania

Poniższy wzór to lista punktów. W nawiasach kwadratowych wpisz własne wartości i usuń to, czego nie stosujesz.

1. Wizytę można zarezerwować przez Booksy, telefonicznie lub na miejscu. Rezerwacja jest potwierdzona po otrzymaniu potwierdzenia w aplikacji lub wiadomości od salonu.
2. Przy usługach [lista usług] pobieramy zadatek w wysokości [procent] ceny. Zadatek zaliczamy na poczet ceny usługi.
3. Wizytę można bezpłatnie odwołać lub przełożyć najpóźniej [liczba] godzin przed terminem. Zadatek wraca wtedy w całości albo przechodzi na nowy termin.
4. Przy odwołaniu później niż [liczba] godzin przed terminem lub nieobecności zadatek pozostaje w salonie.
5. Jeśli salon odwoła wizytę, zaproponujemy nowy termin albo zwrócimy wpłatę na zasadach z przepisów.
6. Spóźnienie do [liczba] minut nie zmienia wizyty. Przy dłuższym spóźnieniu skracamy usługę albo przekładamy wizytę, jeśli nie da się jej wykonać w pozostałym czasie, a cena pozostaje bez zmian.
7. Cena usługi jest zgodna z cennikiem z dnia rezerwacji. Dopłaty, na przykład za [termin w niedzielę], są widoczne w cenniku przed rezerwacją.
8. Przed zabiegiem prosimy o informację o przeciwwskazaniach, alergiach i przyjmowanych lekach.
9. Reklamację można zgłosić w ciągu [liczba] dni od wizyty osobiście, telefonicznie lub wiadomością, najlepiej ze zdjęciem.
10. Odpowiadamy na reklamację w ciągu [liczba] dni i proponujemy poprawkę, zwrot części ceny albo inne rozwiązanie.
11. Dane klientek przetwarzamy w celu obsługi rezerwacji, zgodnie z informacją o przetwarzaniu danych dostępną w salonie.
12. Stałe klientki mogą być zwolnione z zadatku.

Jak zapisać zadatek i odwołania, żeby były jasne?

Nazwij wpłatę wprost: zadatek albo zaliczka. Różnicę opisuje art. 394 Kodeksu cywilnego, a skutki dla salonu i klientki rozpisujemy w artykule o zadatku w salonie kosmetycznym i fryzjerskim. UOKiK w poradach dla konsumentów przypomina, że zaliczka ani zadatek nie mogą odpowiadać całej cenie usługi.

Okno bezpłatnego odwołania dobierz do tego, ile czasu potrzebujesz, żeby zapełnić termin inną klientką. Jeśli w Booksy masz ustawione przedpłaty albo kaucje, wpisz w regulaminie te same godziny co w aplikacji, żeby klientka nie dostała dwóch różnych informacji.

Co zrobić ze spóźnieniami?

Ustal jedną liczbę minut i jedną konsekwencję. Spóźnienie zjada czas następnej klientki, więc najuczciwsze rozwiązanie to skrócenie usługi przy tej samej cenie albo przełożenie wizyty, gdy usługi nie da się wykonać dobrze w pozostałym czasie.

Zasada nie musi być surowa. Musi być ta sama dla każdej klientki i znana przed wizytą.

Spóźnienia i nieobecności często idą w parze. Więcej sposobów na puste terminy znajdziesz w artykule jak zmniejszyć no-show. A gdy klientka, która nie przyszła, wystawi potem złą opinię, plan działania znajdziesz w tekście negatywna opinia od klientki, która nie przyszła.

Gdzie pokazać regulamin klientkom?

Klientka powinna móc przeczytać zasady, zanim zarezerwuje. Najprostsze miejsca:

1. Opis salonu w Booksy: krótkie streszczenie, czyli zadatek, odwołania, spóźnienia.
2. Opisy usług z zadatkiem: jedno zdanie o kwocie i czasie bezpłatnego odwołania.
3. Recepcja: wydrukowana kartka przy kasie.
4. Wiadomość po pierwszej rezerwacji nowej klientki.

Ceny i dopłaty pokaż w cenniku. Przepisy o informowaniu o cenach wymagają podania ceny z dokładnym określeniem rodzaju i zakresu usługi, o czym pisze portal biznes.gov.pl.

Czego nie wpisywać do regulaminu?

Unikaj zapisów, które przerzucają całe ryzyko na klientkę. Postanowienia umowy z konsumentem, których nie uzgodniono indywidualnie, nie wiążą klientki, jeśli rażąco naruszają jej interesy, co wyjaśnia poradnik UOKiK o postanowieniach niedozwolonych. Ostrożnie więc z punktami typu:

• zadatek równy całej cenie, bezzwrotny w każdej sytuacji,
• prawo salonu do zmiany ceny już umówionej wizyty,
• brak jakiejkolwiek możliwości reklamacji.

To informacje ogólne. Gotowy tekst z zapisami o pieniądzach warto dać do przejrzenia prawnikowi. Jak prowadzić same rozmowy przy sporach, opisujemy w artykule o trudnych klientkach i reklamacjach.

Regulamin działa tylko wtedy, gdy klientka go widzi. Audyt profilu Booksy pokaże, czy opis salonu i opisy usług mówią klientce wszystko, czego potrzebuje przed rezerwacją, i gdzie warto dopisać Twoje zasady.